Ruilen

Sinds 01 januari 2018 staat de functie ‘Ruiltegoed’ actief in Flexkids en is het mogelijk om een tegoed op te bouwen bij de kinderdagopvang en de buitenschoolse opvang. Vanaf 01 maart 2018 zal ruilen alleen nog volgens de spelregels rondom ruiltegoed worden gedaan.

Achtergrond

Op de vaste opvangdag rekenen wij op de komst van een kind en zetten wij volgens wet- en regelgeving voldoende personeel in. Incidentele (extra) opvang, op andere dagen dan de vaste dag(en), kan alleen als er ruimte is binnen de bestaande kind- en personeelsplanning.

Wanneer van tevoren bekend is dat een kind niet naar de opvang zal komen op een vaste dag, kan het kind tijdig afgemeld worden. Zodoende kunnen wij een betere voorspelling maken van het aantal verwachte kinderen en daar mogelijk de planning op aanpassen. Door af te melden bied je ook andere ouders die toevallig die dag of dat dagdeel opvang willen meer kans op een plaatsing.

De Basis

Er wordt automatisch een tegoed opgebouwd in uren wanneer een kind meer dan 10 dagen van tevoren voor een vaste opvangdag wordt afgemeld. Deze afmelding gebeurt via het webportaal, de app van flexkids of bij een van de vaste medewerkers. Met dit tegoed kan er op een andere dag, wanneer er opvangbehoefte ontstaat, incidentele opvang worden aangevraagd. (klik op de link voor een uitleg in de praktijk, ruiltegoed-self-service-uitleg)

Zo is het ook mogelijk geworden om de feestdagen die binnen de reguliere opvangdagen vallen, af te melden en daar zodoende ook ruiltegoed over op te bouwen. Ruiltegoed wordt uitsluitend opgebouwd in uren, staat los van de productprijs en is ook inzetbaar voor andere producten dan die contractueel worden afgenomen. Ruilen hebben wij als service geïntroduceerd, daar kunnen geen rechten aan worden ontleend.

Spelregels

  • Afmelden van reguliere opvangdagen kan 100 dagen van tevoren.
  • Ruiltegoed wordt alleen opgebouwd als de dag die wordt afgemeld meer dan 10 dagen later ligt.
  • Ruiltegoed is geldig vanaf de afmelddatum voor een periode van 150 dagen.
  • Ruiltegoed kan bij een 40 weken BSO-pakket alleen tijdens de contractweken worden ingezet.
  • Alleen bij kinderdagopvang en buitenschoolse opvang wordt ruiltegoed opgebouwd.
  • Afmelden is mogelijk via het ouderportaal, de app of bij een vaste medewerker.
  • Afmelden kan alleen per product, een halve of hele dag.
  • Het ruiltegoed kan gebruikt worden voor incidentele opvang: een hele dag, een dagdeel, een vakantiedag of voor voorschoolse- en naschoolse opvang zolang de incidenteel af te nemen dag binnen de contractweken valt.
  • Het ruiltegoed is in uren ongeacht de prijs van het product.
  • Het opgebouwde ruiltegoed is (per kind) zichtbaar in het ouderportaal bij de button ‘Opvang’, tabblad ‘Ruiltegoed’.
  • Voor een tijdig afgemelde BSO-vakantiedag wordt 10.5 uur ruiltegoed opgebouwd.
  • Het ruiltegoed moet voldoende zijn voor het aantal uren dat je wilt afnemen. Bijvoorbeeld: je wilt een dag afnemen van 8 uur, maar je hebt maar 7 uur ruiltegoed. Dan is het niet mogelijk het ruiltegoed in te zetten. Ook niet voor de al opgebouwde 7 uur. Uiteraard kan er wel opvang aangevraagd worden. Je ontvangt daarvoor dan een factuur.
  • Het ruiltegoed is persoonlijk, gebonden aan het kind en niet overdraagbaar.
  • Inzet van ruiltegoed bij een 40 weken contract kan alleen tijdens de contractweken. Uiteraard is er in de andere weken ook incidentele opvang mogelijk welke apart op de factuur worden genoteerd.
  • Een onbedoelde afmelding ongedaan maken kan enkel door een medewerker van de afdeling plaatsing ongedaan worden gemaakt en alleen als het kindaantal dit toelaat. Er kunnen inmiddels andere kinderen een extra dag(deel) afgenomen hebben.
  • Het ruiltegoed is gebonden aan de opvangsoort én aan het kind en kan niet mee genomen worden bij een wijziging van de opvangsoort. Bij wijziging van locatie kan het ruiltegoed wel behouden blijven.
  • Het ruiltegoed blijft 150 dagen geldig. Ongebruikt tegoed komt na 150 dagen te vervallen.

 

Klik op de LINK voor een uitleg hoe je eea zelf kan regelen in het ouderportaal

 

Veel gestelde vragen:

Hoe lang en wanneer is het tegoed geldig?

Het tegoed is maximaal 150 dagen geldig. De termijn start op de dag van afmelden. Tip: plan slim als je tegoed eerder ingezet moet worden of juist niet. Het tegoed is kindgebonden. Het kan niet ingezet worden voor broertjes/zusjes. Het tegoed is opvangsoort gebonden. Het tegoed uit de dagopvang kan niet gebruikt worden in de buitenschoolse opvang en andersom. Het tegoed is na de einddatum plaatsing niet meer in te zetten. Eventueel ongebruikt tegoed kan niet gerestitueerd worden.

Hoe zie ik wat ik nog aan ruiltegoed heb staan?

Het totaaloverzicht tegoed is zichtbaar in het ouderportaal, niet in de app. Menu opvang, tabblad Ruiltegoed.

Hoe kan ik mijn tegoed inzetten?

Je kan dit regelen met medewerkers van onze afdeling plaatsing. Zij controleren de bezetting op de groep en zetten indien mogelijk de extra opvang in het systeem. Zelf inplannen is helaas niet mogelijk.

Het tegoed is in te zetten voor zowel hele als halve opvangdagen op alle dagen van de week. Het tegoed is alleen in te zetten als er voldoende uren in het tegoed zitten. Extra opvangdagen deels vanuit het tegoed en de rest tegen bijbetaling is niet mogelijk. Het tegoed is ook in te zetten voor opvang tijdens schoolvakantiedagen ongeacht de pakketkeuze. Extra opvang toch niet nodig? De ingezette uren uit het tegoed kunnen helaas niet meer teruggegeven worden.