Ruilen

Bij kinderopvang Zazou hanteren we vanaf 2018 ‘Ruiltegoed’ waarmee het mogelijk is om een tegoed op te bouwen bij het kinderdagverblijf en de buitenschoolse opvang. Aan dit ruiltegoed zijn regels verbonden. Zowel voor de opbouw als de inzet ervan. Dit zijn de huidige regels, maar voor de actuele situatie is het verstandig om de website te blijven raadplegen. Kinderopvang Zazou behoudt zich het recht voor deze regels eenzijdig aan te passen. 

Achtergrond 

Op de vaste opvang dag rekenen wij op de komst van een kind en zetten wij volgens wet- en regelgeving voldoende personeel in. Incidentele (extra) opvang op andere dagen dan de vaste dag(en), kan alleen als er ruimte is binnen de bestaande kind- en personeelsplanning. 

Wanneer van tevoren bekend is dat een kind niet naar de opvang zal komen op een vaste dag, kan het kind tijdig afgemeld worden. Zodoende kunnen wij een betere voorspelling maken van het aantal verwachte kinderen en daar de planning op aanpassen. Tegelijkertijd bieden afmeldingen andere ouders die toevallig die dag of dat dagdeel incidentele opvang wensen meer kans op een plaatsing. 

Ruilen hebben wij als service geïntroduceerd, daar kunnen geen rechten aan worden ontleend. Ruiltegoed is in alle gevallen alleen inzetbaar voor incidentele opvang en mag geen structureel karakter hebben.  

De basis 
Er wordt automatisch een tegoed opgebouwd in uren wanneer een kind meer dan 10 werkdagen van tevoren voor een vaste opvang dag wordt afgemeld. Deze afmelding gebeurt via de nieuwe ouderapp. Met dit tegoed kan er op een andere dag, wanneer er opvangbehoefte ontstaat, incidentele opvang worden aangevraagd. Dit betekent niet automatisch dat de aangevraagde dag ook wordt goed gekeurd. Dit is afhankelijk van de groepssituatie en het aanwezige personeel. 

Ook de feestdagen en onze sluitingsdagen die binnen de reguliere opvangdagen vallen, worden omgezet in ruiltegoed. Dit gebeurt automatisch na het verstrijken van de feest- of sluitingsdag, daar hoef je zelf niets voor te doen. Ruiltegoed wordt uitsluitend opgebouwd in uren, staat los van de productprijs en is niet inzetbaar voor andere producten dan waarvoor je hebt afgemeld. Dit houdt in dat opgebouwd tegoed tijdens schoolweken niet ingezet kan worden voor opvang tijdens vakantieweken en andersom. 

De regels 

-Het ruiltegoed kan gebruikt worden voor incidentele opvang: een hele dag, een vakantiedag of BSO opvang, zolang de incidenteel af te nemen dag binnen de contractweken valt en géén structurele vorm heeft

-Afmelden van reguliere opvangdagen kan 100 dagen van tevoren

-Aanvragen van opvangdagen kan tot maximaal 14 dagen van tevoren

-Ruiltegoed wordt alleen opgebouwd als de dag die wordt afgemeld meer dan 10 dagen later ligt

-Ruiltegoed is geldig vanaf de afmelddatum voor een periode van 150 dagen. Ongebruikt tegoed komt te vervallen. Bij beëindiging van contractuele opvang zal het totale saldo opgebouwd ruiltegoed op de einddatum vervallen. Eventueel ongebruikt tegoed kan niet gerestitueerd worden.

-Ruiltegoed kan bij BSO- schoolwekenpakket alleen tijdens de contractweken worden ingezet, dus niet in vakanties. Het is wel inzetbaar voor studiedagen

-Ruiltegoed kan bij BSO- vakantiewekenpakket alleen tijdens de contractweken worden ingezet, dus niet in schoolweken en ook niet voor studiedagen

-Het ruiltegoed moet voldoende zijn voor het aantal uren dat je wilt afnemen. Bijvoorbeeld: je wilt een dag afnemen van 8 uur, maar je hebt maar 7 uur ruiltegoed. Dan is het niet mogelijk het ruiltegoed in te zetten. Ook niet voor de al opgebouwde 7 uur. Uiteraard kan er wel opvang aangevraagd worden. Je ontvangt daarvoor dan een factuur

-Het ruiltegoed is gebonden aan de opvangsoort én aan het kind en kan niet mee genomen worden bij een wijziging van de opvangsoort. Bij wijziging van locatie kan het ruiltegoed wel behouden blijven

-Het ruiltegoed is persoonlijk, gebonden aan het kind en niet overdraagbaar

-Afmelden is mogelijk via de app

-Afmelden kan alleen per product

-Het ruiltegoed is in uren ongeacht de prijs van het product

-Voor een tijdig afgemelde BSO-vakantiedag wordt 10.5 uur ruiltegoed opgebouwd

-Een onbedoelde afmelding ongedaan maken kan enkel door een medewerker van de afdeling plaatsing en alleen als het kind aantal dit ook toelaat. Er kunnen inmiddels andere kinderen een extra dag(deel) afgenomen hebben

-Alleen bij kinderdagopvang en buitenschoolse opvang wordt ruiltegoed opgebouwd

-Extra aangevraagde opvang toch niet nodig? De ingezette uren uit het tegoed kunnen helaas niet meer teruggegeven worden

Dagen afmelden 

Je gaat naar het ouderportaal. Daar vind je in het beginscherm ‘Mijn kind’ en daaronder het kopje ‘Afwezig melden’. Daar klik je op. Je voert de datum in en kiest een reden. Daarna klik je op ‘Aanvraag indienen’. 

Dagen aanvragen 

Je gaat naar het ouderportaal. Daar vind je onderaan het beginscherm 5 kopjes staan: ‘Mijn kind’,  ‘Berichten’,  ‘Agenda’,  ‘Locatie’ en ‘Account’. Je kiest ‘Agenda’. Daar zie je rechts onderin een kalendertje staan, daar klik je op. Daar kun je kiezen voor ‘Dag aanvragen’,  ‘Afwezigheid doorgeven’ of ‘Aanvragenoverzicht’. Je kiest ‘Dag aanvragen’en klikt op ‘Dag toevoegen’. Je kiest dag gewenste dag en klikt op ‘toevoegen’. Daarna kies je het product en de betaalmethode (op factuur of ruiltegoed). Als de dag is aangevraagd kijkt de afdeling Plaatsing of het mogelijk is. Je ontvangt een bevestiging of een afwijzing met reden via de ouderapp. 

 
Veel gestelde vragen: 

Hoe lang en wanneer is het tegoed geldig? 
Het tegoed is maximaal 150 dagen geldig. De termijn start op de dag van afmelden. Het tegoed is kind gebonden. Het kan niet ingezet worden voor broertjes/zusjes. Het tegoed is opvangsoort gebonden. Het tegoed uit de dagopvang kan niet gebruikt worden in de buitenschoolse opvang en andersom. Het tegoed is na de einddatum plaatsing (einde contract) niet meer in te zetten op de einddatum vervalt het volledige saldo. Eventueel ongebruikt tegoed kan niet gerestitueerd worden. 

De extra dag die ik aanvraag heeft (bijvoorbeeld) door teruggaan naar oude openingstijden meer uren dan ik met afmelden heb opgebouwd. Hoe wordt dat verrekend?
Wanneer je bij betaalmethode kiest voor ruiltegoed wordt het bruikbare tegoed getoond. Het oudste tegoed per afgmeld product wordt als eerste weergegeven. Is dat niet voldoende voor je aanvraag kan je de uren van een andere afmelding toevoegen. Daarvan worden alleen de resterende uren afgehaald. Heb je nog niet voldoende, dan een 3e etc. Eerst wordt al het inzetbare ruiltegoed opgemaakt op die manier. Nog niet voldoend, dan kan je de resteren uren bijbetalen.

Kan ik een deel van de extra dag verrekenen met ruiltegoed en een deel op factuur? 
Ja, incidentele opvangdagen deels vanuit met resterend tegoed voldoen en de rest van de uren factureren is mogelijk.  Eerst wordt al het inzetbare ruiltegoed opgemaakt.

Ik heb ruiltegoed van afgemelde schooldagen, kan ik dat inzetten op een vakantiedag? 
Nee, opgebouwd tegoed tijdens schoolweken kan niet ingezet worden voor opvang tijdens vakantieweken en andersom. 

Ik wil een dag in de toekomst aanvragen, langer dan 14 dagen van vandaag 
Dat kan helaas niet. Het is mogelijk dagen aan te vragen tot maximaal 14 dagen in de toekomst. Je kunt dan wachten tot het wel binnen 14 dagen van vandaag valt. 

Het lukt me niet om een dag aan te vragen, kan Plaatsing dit voor mij doen? 
Afdeling plaatsing wil graag kijken waarom het niet lukt om die dag aan te vragen, maar het aanvragen kun je zelf via de ouderapp doen. Lukt het niet, dan kijken wij mee wat de reden is, zodat je alsnog zelf de aanvraag kunt doen. 

De dag die ik heb aangevraagd heb ik toch niet meer nodig, kan ik het ruiltegoed terug krijgen? 
Dat is niet mogelijk. De ingezette uren uit het tegoed kunnen helaas niet meer teruggegeven worden. 

Ik heb een dag afgemeld in de vakantie, kan ik deze inzetten voor een studiedag? 
Nee, dat kan niet. Ruiltegoed is niet inzetbaar voor andere producten dan waarvoor je hebt afgemeld.